ارسال ایمیل به اساتید و برقراری ارتباط با آنها اولین قدم و یکی از مهمترین مراحل در روند مهاجرت تحصیلی به حساب می‌آید، زیرا پذیرش و یا اعطای کمک هزینه مالی به دانشجویان مستقیماً به استاد در آن دانشگاه ارتباط دارد. برای اخذ پذیرش تحصیلی، پیش از هر چیز متقاضی باید کشور و دانشگاه مورد نظر خود را بر اساس رنکینگ‌های معتبر موجود در سایت‌هایی چون www.qs.com و یا‌www.usnews.com  پیدا کرده و بعد از آن باید اقدام به پیدا کردن استاد موردنظر در آن دانشگاه یا دانشکده کند.

به این نکته توجه کنید که در ارسال ایمیل به اساتید باید اصول نگارشی به طور دقیق به کار گرفته شده باشد، زیرا این امر نشان‌‌دهنده این است که نویسنده آن از مهارت‌های نگارشی زبان انگلیسی و به طور کلی از شایستگی لازم برای اخذ پذیرش برخوردار‌ است. لازم است این را بدانید که اساتید، افرادی دانشگاهی هستند و به رعایت اصول نگارشی اهمیت زیادی می‌دهند. آنها از افرادی که برای ادامه تحصیل در مقاطع تحصیلات تکمیلی درخواست می‌کنند، انتظار دارند مهارت بالایی در نگارش به زبان انگلیسی داشته باشند.

نکته دیگری که باید به آن توجه زیادی کرد این است که ایمیل ارسالی باید نشان دهد که شما درک کاملی از حوزه پژوهشی استاد و آنچه او در این زمینه انجام می‌دهد، دارید. چنانچه به کار و تحقیق در زمینه فعالیت او علاقه‌ مند باشید، ایشان می‌توانند حتی به شما فاند نیز اختصاص دهد. همچنین در زمان نوشتن ایمیل به یک استاد، باید به تحقیقات و زمینه پژوهشی او اشاره کنید، برای این کار باید نخست چند مقاله نوشته‌ شده توسط استاد مورد نظر را بخوانید تا به او نشان دهید که به زمینه کاری وی علاقه داشته و این کار ایشان را ترغیب می‌کند که حداقل به ایمیل شما پاسخ دهد.

برای آنکه ایمیل شما توسط استاد دیده و خوانده شود، باید نکات بسیار مهمی را رعایت کنید…

برخی از نکات مهم در ارتباط با ارسال ایمیل به اساتید:

• متن ایمیل ارسالی حتما باید محترمانه و رسمی [formal] باشد.

• نامه‌های رسمی را با عبارت Dear شروع کنید؛ استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی، آن هم در اولین ارتباط، به هیچ عنوان جالب نیست!

• برای خطاب به اساتید از عبارت Dr یا Professor استفاده نمایید. در مورد استفاده از لفظ Professor ابتدا با بررسی سایت استاد و روش‌های دیگر مطمئن شوید که مخاطب شما استاد تمام یا فول پروفسور Full Professor است. اگر چنین نبود، تنها او را Dr خطاب کنید.

• بعد از عنوان و نام شخص گیرنده، از ویرگول یا کاما “,” استفاده کنید و بقیه مطلب را در خط بعد بنویسید.

• ایمیل نباید زیاد طولانی باشد، معمولاً توصیه می‌شود متن ایمیل ارسالی از ۵ تا ۷ جمله تشکیل شود.

• در نوشتن ایمیل از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنید.

• بهتر است در روزهای کاری هفته به استاد ایمیل ارسال کنید.

• متن ایمیل باید بدون تعارف و یا دور از هر گونه احساسات تنظیم شده باشد.

• ایمیل شما باید کوتاه و فقط دربردارنده‌ی نکات اصلی باشد.

• استادهای ایرانی به دلیل همزبانی و شناخت فرهنگ ایرانی می‌توانند گزینه‌های مناسب‌تری برای دانشجویان ایرانی باشند.

• مطالب ذکر شده توسط شما باید عین واقعیت باشد.

• از مهمترین نکات اینکه به هیچ عنوان به اساتید مختلف از یک دانشکده، همزمان ایمیل نزنید، زیرا استادهای یک دانشکده با هم ارتباط دارند و ممکن است متوجه بشوند که شما به همه ایمیل زدید و فقط هدفتان این است که به هر قیمتی که شده پذیرش یا فاند بگیرید.

• حداقل ۲ ماه قبل از ددلاین [deadline] دانشگاه‌ها، اقدام به برقراری ارتباط با استادها کنید. این روند می‌تواند تا بعد از اپلای نیز ادامه داشته باشد.

کارشناسان دیلی اپلای با تکیه بر چندین سال تجربه تخصصی در نگارش ایمیل های متفاوت، و با تحصیل در رشته های مختلف دانشگاهی، و گذراندن دوره های مرتبط، آمادگی همه جانبه برای ارائه بهترین خدمات نگارش متن ایمیل را به مشتریان عزیز این مجموعه دارند.